Caso 08 · Productos · CRM · Operaciones · Automatización
Un negocio conectado de punta a punta, empezando por donde se pierde el contexto.
ZoDesk nació de ver cómo una oportunidad pierde contexto al pasar de marketing a ventas y de ventas a la operación. Es la plataforma que creé para concesionarios: recibe los leads, los reparte, genera contratos, controla cobros y caja, y mide el recorrido. Tiene una variante para talleres.
- Proyecto
- ZoDesk, ecosistema full funnel
- Contexto
- Producto propio · concesionarios y talleres
- Por Antonio Duque
- Revisado contra el código y la documentación el
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Contexto y necesidad
En un concesionario, el lead entra por un canal, la conversación sigue en otro, la cotización vive en un documento y el cobro en una hoja. Cada salto pierde información y responsables.
Las herramientas genéricas cubrían partes sueltas (CRM, hojas, automatizaciones), pero no el recorrido completo de un negocio de autos.
02
Mi responsabilidad
- Soy el creador del producto: defino el problema, los procesos, los módulos, las reglas y las prioridades, y dirijo su construcción con agentes de IA, revisando cada entrega.
- Primer cliente: el concesionario donde trabajo, en Panamá. Variante para talleres: su primer cliente es un taller en Portugal.
03
Estrategia y decisiones
- Diseñar el recorrido completo, no una automatización aislada.
- Integrar lo que el negocio ya usa (web, WhatsApp, Google Docs y Drive) y retirar dependencias cuando ZoDesk las cubre, como pasó con una automatización externa de formularios.
- Separar con claridad qué es núcleo de ZoDesk, qué es integración y qué es otro proyecto.
- Permisos por rol y bitácora: cada persona ve lo suyo y cada acción deja rastro.
04
Qué construí
- Bandeja de leads con origen, reparto por reglas, avisos y reasignación, tareas y automatizaciones.
- Contratos de venta, compra, consignación y cotización generados con Google Docs, exportados a PDF y archivados en Drive; lectura de documentos de identidad y del vehículo con visión por IA.
- Módulo de crédito con casos, documentos y bancos.
- Al emitir una venta, el auto se despublica en la web por API, con un vigía que lo comprueba.
- Inventario, compras, trámites, gastos, caja menuda y caja global, equipo y permisos, bitácora y API con llave por persona.
- Indicadores del chat, del recorrido del lead y de pauta, descritos en el caso de paneles.
Capturas reales
Pantallas del sistema real. Las de ZoDesk vienen de su modo demo, con un concesionario inventado; las marcadas «En producción» son páginas públicas capturadas el 14 de noviembre de 2026.
05
Cómo funciona
- Cliente
- Sistema
- Equipo
- Cliente
Captación
La web y las campañas (otros proyectos) envían los leads a la bandeja de ZoDesk con su origen.
- Sistema
Cualificación
Chat de financiamiento y ZoChat para WhatsApp, construidos y en evolución.
- Sistema
CRM y asignación
Reparto por reglas, avisos y seguimiento con tareas.
- Equipo
Documentos
Cotizaciones, contratos, cartas y casos de crédito.
- Equipo
Venta
Emisión de la venta, despublicación del auto, cobros y cuentas por cobrar.
- Equipo
Operación
Compras, trámites, gastos y caja.
- Sistema
Medición
Embudos, recorrido y asociación lead-venta para aprender y ajustar.
Demostración
El embudo, pieza por pieza
Qué es de ZoDesk, qué es integración y qué es otro proyecto
Diagrama
Captación
- Web y campañas del concesionarioOtro proyectoEn producción
- Formularios a la bandeja (aviso firmado)IntegraciónEn producción
- Publicador de inventario (Freedom)Otro proyectoEn producción
Cualificación
- Chat de financiamientoNúcleo ZoDeskEn producción
- ZoChat para WhatsAppNúcleo ZoDeskEn desarrollo
CRM, asignación y seguimiento
- Bandeja, reparto, avisos y tareasNúcleo ZoDeskEn producción
- Zoho CRM (consulta heredada)IntegraciónConectado
Cotizaciones y documentos
- Contratos con Google Docs y DriveNúcleo ZoDeskEn producción
- Casos de créditoNúcleo ZoDeskEn producción
Ventas y cobros
- Emisión de venta y despublicación del autoNúcleo ZoDeskEn producción
- Campaña de cobro por correoNúcleo ZoDeskConstruido y probado
Operación
- Compras, trámites, gastos y cajaNúcleo ZoDeskEn producción
- Variante para talleresNúcleo ZoDeskConstruido
Medición y aprendizaje
- Embudos y recorrido del leadNúcleo ZoDeskConstruido y probado
- Conversiones a Google (vía la web)IntegraciónConectado
- Conversiones a MetaIntegraciónPendiente
ZoDesk
Variante para talleres
La versión para talleres comparte la arquitectura de ZoDesk y su primer cliente es un taller en Portugal, con un despliegue documentado y datos reales de proveedores, colaboradores y equipos. No afirmo que todos los módulos se usen a diario.
Órdenes de trabajo
El patio como recorrido de ocho etapas, con historial, tablero de arrastrar y soltar y una vista de “mis trabajos” con cronómetro.
Estaciones
Configurables por orden y rol; miden cuánto estuvo el carro y cuánto se trabajó en cada una.
Materiales
Salidas de insumos ligadas a cada orden, conteo físico, alertas de mínimo y consumo de pintura por pieza.
Cotizaciones
Generadas desde las piezas marcadas, con versiones, enlace público y envío por WhatsApp; al aprobarse fijan el total.
Cobros
Por orden, con mensajes y recordatorios de pago por WhatsApp y correo.
06
Herramientas y su función
- Python, FastAPI y Jinja2
- Núcleo de la plataforma y sus cerca de 35 módulos.
- SQLite y Postgres (Supabase)
- Base principal y espejo para consultas.
- Google Docs y Drive
- Generación y archivo de contratos y documentos.
- WhatsApp Cloud API
- Canal de ZoChat, en desarrollo.
- Resend y Web Push
- Correos y avisos al equipo.
Evidencias disponibles
- Auditoría interna de la plataforma (octubre de 2026) basada en el código, con hallazgos y su tratamiento.
- Plan de leads web: los formularios entran a ZoDesk desde el 21 de octubre de 2026, en reemplazo de una automatización externa.
- Capturas de la demostración con datos inventados.
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Estado actual
- En producción
Bandeja, CRM y asignación
En uso con el primer cliente.
- En producción
Contratos y documentos
Emitiendo contratos desde septiembre de 2026.
- En producción
Crédito, ventas, operación y caja
En uso con el primer cliente; las hojas de cálculo siguen como respaldo en cobros.
- En producción
Chat de financiamiento servido por ZoDesk
Solo para demostración y venta; los clientes reales usan el de la web.
- En desarrollo
ZoChat (WhatsApp)
Construido; el asistente está apagado en producción y el canal sigue en otra herramienta.
- Pendiente
Conversiones hacia Meta desde ZoDesk
Construidas y apagadas por configuración pendiente.
- Propuesta
Facturación y pagos en línea
No existen en el producto.
“En producción” solo se usa cuando la documentación del proyecto lo confirma. “Construido y probado” significa que hay pruebas automatizadas, no que esté en uso. “Propuesta” es una idea documentada, no algo construido.
Próximos pasos
- Activar ZoChat con el asistente de cualificación y un piloto controlado.
- Convertir el chat de financiamiento en módulo configurable por concesionario.
- Incorporar la pauta por vehículo y el costo por lead dentro de la plataforma.
08
Aprendizajes
Lo más valioso no fue automatizar una tarea, sino que el contexto viaje con la oportunidad.
Reemplazar una herramienta externa exige convivir un tiempo con ella y comparar resultados.
Ser el primer usuario de mi producto me obliga a priorizar lo que el equipo usa cada día.
Servicios relacionados
Automoción
Sistemas para concesionarios y talleres
ZoDesk une captación, seguimiento, documentos, cobros y operación para concesionarios, con una variante para talleres.
CRM y seguimiento comercial
Consultoría e implementación de CRM
Diseño el proceso comercial antes de tocar la herramienta: etapas, reglas de reparto, avisos y motivos de cierre, conectados con la web y los canales.
Sistemas a medida
Desarrollo de software
Diseñamos sistemas internos, SaaS y plataformas operativas para reemplazar procesos manuales y herramientas sueltas.
Casos conectados
Chatform de financiamiento
Un formulario de crédito convertido en conversación: una pregunta a la vez, con orientación y contexto para el asesor.
Paneles de monitoreo y acción
Paneles que no se quedan en el número: cada indicador fuera de rango propone una acción concreta.
Correo: seguimiento, envíos segmentados y operación
Correos que salen de datos reales, con segmentos, validación humana, anti-duplicados y medición de entrega.
Agentes de integración con SAINT
Un agente en Go que lee el ERP de cada sede y publica precio y stock en la web, sin abrir puertos a internet.