Caso 05 · CRM · Productos · Operaciones
Un panel útil termina en una acción, no en un gráfico.
Estoy construyendo en ZoDesk los paneles que responden qué está pasando con las oportunidades y qué hacer al respecto: de dónde llegan, si alguien las atiende, dónde se caen y si terminan en venta. Cada regla tiene un umbral, una acción y un registro de lo que decidió el equipo.
- Proyecto
- Paneles de monitoreo y acción
- Contexto
- ZoDesk · concesionario de autos en Panamá
- Por Antonio Duque
- Revisado contra el código y la documentación el
01
Contexto y necesidad
Con varios canales de entrada (formularios, WhatsApp, portales, redes) era imposible saber qué leads quedaban sin tocar, qué canal se enfriaba o si la publicidad producía compradores o solo conversaciones.
El riesgo contrario también existía: paneles llenos de métricas que nadie convierte en decisiones.
02
Mi responsabilidad
- Definí qué medir, las reglas de cruce, los umbrales y las acciones; dirigí la construcción y la revisión de cada panel dentro de ZoDesk.
03
Estrategia y decisiones
- Separar puertas del embudo: llegaron, los tocamos, contestaron, siguen en conversación, compraron.
- Asociar lead y venta por reglas explícitas (mismo teléfono en una ventana de 120 días) y avisar de sus límites en la propia pantalla.
- Excluir cargas masivas de las franjas horarias para no confundir importaciones con demanda.
- Reglas que aparecen y desaparecen solas, y decisiones del equipo guardadas con autor y fecha.
04
Qué construí
- Embudo del chat de financiamiento por día: abrieron, respondieron, vieron su resultado, dejaron datos; dónde se quedan por pregunta y quién está en línea ahora.
- Recorrido del lead en ocho etapas, desde la llegada hasta la venta, con sus pozos explicados (“por qué” y “qué hacer”), la mediana del tiempo hasta la primera atención y los repetidos.
- Monitor de leads por canal, franja horaria y vendedor, con reglas automáticas y decisiones registradas.
- Paneles de pauta y leads, y de dinero.
- Motivos de descarte normalizados: precio, sin abono, no responde, financiamiento, letra alta, compró en otro lugar, dato falso.
Capturas reales
Pantallas del sistema real. Las de ZoDesk vienen de su modo demo, con un concesionario inventado; las marcadas «En producción» son páginas públicas capturadas el 14 de noviembre de 2026.
05
Cómo funciona
- Sistema
- Equipo
- Sistema
Fuentes
Canal deducido del origen, la UTM y el identificador de clic.
- Sistema
Calidad del dato
Duplicados de la misma persona y cargas en lote marcadas aparte.
- Equipo
Atención
Asignación, primer contacto y tiempos; los toques se miden desde el 14 de noviembre de 2026.
- Sistema
Resultado
Motivos de descarte y asociación con ventas por teléfono y ventana de tiempo.
- Sistema
Regla
Un indicador fuera de umbral activa una recomendación concreta.
- Equipo
Decisión
El equipo acepta o descarta la acción y queda registrada con autor y fecha.
Demostración
Del indicador a la acción
Así muestra el embudo el monitor de leads de ZoDesk: cada luz es un lead que avanza de izquierda a derecha. En cada puerta, los que no pasan caen debajo, con su número y su porqué. Se ve dónde se escapa la plata sin leer una tabla.
Simulación · datos ficticios
Todos los canales: Llegaron 120, Los tocamos 84, Contestaron 51, Siguen en conversación 23, Compraron 6.
- Arriba: leads que avanzan
- Abajo: dónde se quedaron y por qué
- La fuga más grande
Monitor de leads
Simulación · datos ficticios
- Llegaron120
- Los tocamos84
- Contestaron51
- Siguen en conversación23
- Compraron6
- Observado
- Portal de clasificados: 14 leads, 2 tocados (14 %)
- Umbral
- 10 o más leads y 20 % o menos tocados
- Acción sugerida
- Que el canal entre al reparto y a cada vendedor le llegue el aviso. Meta: más del 80 % tocados.
Los umbrales y las acciones coinciden con las reglas definidas en ZoDesk. Las cifras son inventadas y no representan a ningún cliente.
06
Herramientas y su función
- FastAPI y Jinja2
- Paneles servidos por ZoDesk, sin dependencia de herramientas externas de BI.
- SQLite y espejo en Postgres
- Datos de producción y copia para consultas.
- API de la web del concesionario
- Eventos del chat y leads de los formularios.
- Pruebas automatizadas
- Reglas e indicadores cubiertos por pruebas antes de mostrarse.
Evidencias disponibles
- Panel del chat con 28 pruebas y panel de recorrido con 23 pruebas.
- Monitor de leads con 40 pruebas escritas, todavía sin publicar.
- Tabla de decisiones del equipo con autor y fecha.
07
Estado actual
- Construido y probado
Embudo del chat de financiamiento
Construido el 11 de noviembre de 2026; la cifra de aperturas es un mínimo desde esa fecha.
- Construido y probado
Recorrido del lead en ocho etapas
Construido el 13 de noviembre de 2026.
- En desarrollo
Monitor de leads con reglas y decisiones
En desarrollo al 14 de noviembre de 2026; aún no publicado.
- En desarrollo
Medición de toques (llamar, WhatsApp, abrir)
Empezó el 14 de noviembre de 2026; no hay series anteriores.
- Pendiente
Gasto de pauta por audiencia dentro de ZoDesk
Falta conectar Meta Ads y Google Ads en solo lectura.
“En producción” solo se usa cuando la documentación del proyecto lo confirma. “Construido y probado” significa que hay pruebas automatizadas, no que esté en uso. “Propuesta” es una idea documentada, no algo construido.
Próximos pasos
- Publicar el monitor de leads y acumular semanas de datos antes de evaluar reglas.
- Conectar las plataformas de pauta en solo lectura para medir costo por lead dentro de ZoDesk.
- Pedir a la web el recorrido por sesión con su campaña.
08
Aprendizajes
Las metas de las reglas son objetivos, no resultados: las muestro como tales.
La asociación lead-venta por teléfono es útil y limitada; si alguien compra con otro número, no cuenta. Decirlo en pantalla evita malas decisiones.
Una alerta que suena todos los días se ignora en dos semanas: las reglas deben callar cuando todo está bien.
Servicios relacionados
Análisis de datos
Panel - monitor administrativo inteligente
Paneles para ver métricas críticas, detectar cuellos de botella y tomar decisiones con menos intuición y más datos.
Pipeline comercial
Control, gestión y atención de leads
Centraliza leads, estados, responsables y próximos pasos para que ventas trabaje con orden.
CRM y seguimiento comercial
Consultoría e implementación de CRM
Diseño el proceso comercial antes de tocar la herramienta: etapas, reglas de reparto, avisos y motivos de cierre, conectados con la web y los canales.
Casos conectados
Reportes y alertas automáticas por correo
Reportes que llegan solos, calculados en vivo, escritos para quien los lee y con el siguiente paso claro.
Chatform de financiamiento
Un formulario de crédito convertido en conversación: una pregunta a la vez, con orientación y contexto para el asesor.
ZoDesk, ecosistema full funnel
Del primer contacto al contrato, el cobro y la operación: el sistema que conecta las piezas de los otros casos.